Candidate Experience: Was ein guter Bewerbungsprozess mit erfolgreicher Mitarbeitergewinnung zu tun hat

Die Freude ist groß, als mehrere Bewerbungen auf die ausgeschriebene Stelle der Zahnmedizinischen Prophylaxe Assistentin im Postfach liegen. Keine Selbstverständlichkeit bei dem heutigen Fachkräftemangel! 

Sie möchten am liebsten gleich alle Bewerbungsunterlagen sichten, jedoch sitzt gerade schon der nächste Patient im Behandlungszimmer. Der Arbeitstag schreitet voran und nach Feierabend wartet noch Bürokram auf Sie. Wertvolle Zeit verstreicht, in der sich Ihre potenziellen Mitarbeiter schon längst eine Rückmeldung gewünscht hätten.  

Solche Feinheiten machen bei der Mitarbeitergewinnung den Unterschied und zahlen auf die Bewerbererfahrung (Candidate Experience) mit Ihrer Zahnarztpraxis ein. Erfahren Sie, wie ein guter Bewerbungsprozess für Zahnmediziner aussehen könnte.

Inhaltsverzeichnis:

1. Definition Candidate Experience
2. Gründe für eine gute Candidate Experience
3. Maßnahmen zur Verbesserung der Bewerbererfahrung
4. Gute Bewerbererfahrung steigert Team-Produktivität 

Candidate Experience in der Zahnarztpraxis: Das können Sie sich darunter vorstellen

Von der Bewerbung bis zur Einstellung kann viel passieren: Die Bewerbung geht in der Mailflut der Zahnarztpraxis unter, die Kommunikation zwischen Jobinteressent und Arbeitgeber ist beschwerlich, die Social Media Seite wirft ein schlechtes Licht auf die Arbeitsweise der Praxis. Das sind nur ein paar Beispiele für Kontaktpunkte mit Bewerbern, die die Candidate Experience prägen.

Der englische Begriff wird oft in Verbindung mit “Candidate Journey” gebracht und stammt ursprünglich aus dem Kundenservice. Übertragen auf die Mitarbeitersuche beschreibt es eine Bewerberreise, die sich aus einzelnen Berührungspunkten mit einem Unternehmen während des Recruitingprozesses zusammensetzt. 

Kontaktpunkte in der Candidate Journey

Als Arbeitgeber können Sie die Erfahrung, die zahnmedizinisches Personal bei Ihrer Zahnarztpraxis sammelt, teilweise selbst gestalten. 

Stellen Sie sich vor, dass Ihr potenzielles neues Teammitglied die Praxis schon vor dem Bewerbungsgespräch betritt: Es schaut sich Ihre Praxiswebseite an, sucht nach echten Praxiseinblicken von Mitarbeitern auf Instagram, liest vielleicht Arbeitgeberbewertungen im Internet und holt sich Erfahrungsberichte aus dem privaten Umfeld. Entsteht dadurch ein positiver Eindruck von Ihrer Zahnarztpraxis, gewinnen Sie leicht neues Personal.

Mögliche Berührungspunkte im Bewerbungsprozess:

• Der Hinweis auf eine offene Stelle: Bewerber werden auf verschiedenen Wegen auf Ihr Jobangebot aufmerksam – zum Beispiel durch einen Freund, der Patient in Ihrer Zahnarztpraxis ist, oder über eine Social Media Werbeanzeige sowie die Stellenanzeige in einem Online-Jobportal.
• Die Kontaktaufnahme zu Ihrem Praxisempfang: Unwissendes Praxispersonal am Empfang erschwert Ihnen deutlich die Mitarbeitergewinnung. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass nicht jede ZFA am Empfang über offene Stellen informiert ist. Meldet sich dann ein Jobinserent telefonisch, kommt das sehr merkwürdig rüber! Am einfachsten ist es, wenn Sie Ihr Jobangebot mit einem “Bewerben-Button” versehen und darüber schnell alle wichtigen Daten versendet werden können.
• Die Kommunikation mit dem Bewerber: Wird sofort eine Eingangsbestätigung der Bewerbungsunterlagen per Mail versendet oder herrscht Funkstille, bis die Entscheidung für oder gegen ein Kennenlerngespräch gefallen ist? In der heutigen Zeit sind es besonders junge Arbeitnehmer gewohnt, direkt ein Feedback zu erhalten. Aus diesem Grund gebe ich meinen Kunden den Rat, jedem Bewerber nach maximal 48 Stunden eine telefonische oder schriftliche Rückmeldung zu geben. Andernfalls wird Ihre Zahnarztpraxis für die meisten Bewerber uninteressant.
• Das Bewerbungsgespräch: Hat der Lebenslauf schon mal überzeugt, kommt es zum ersten Kennenlernen. Hierbei achten Zahnmedizinische Fachangestellte, Zahnärzte, Dentalhygieniker und Co. auf eine wertschätzende Behandlung. Zudem spielt es eine große Rolle, welches Gefühl im Kontakt zum Arbeitgeber und potenziellen Kollegen entsteht. Es empfiehlt sich immer eine kurze Bedenkzeit für beide Seiten, um über das Gespräch nachzudenken und eventuelle Fragen festzuhalten. Bis zur endgültigen Entscheidung, ob die ZMP/ZFA/Verwaltungsangestellte den neuen Job bekommt, sollten jedoch nur wenige Tage vergehen. Wie in dieser Zeit miteinander kommuniziert wird, entscheidet über den weiteren Recruitingprozess. 
• Professionelle Zusage und Absage: Selbst wenn am Ende kein Arbeitsvertrag geschlossen wird, zeugt eine wertschätzende Absage per Mail für den nötigen Respekt gegenüber dem Bewerber. Eventuell bewirbt sich die Person zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal bei Ihnen.
• Einarbeitung beim neuen Arbeitgeber: Wie wird der neue Praxismitarbeiter im Team aufgenommen? Gibt es einen festen Ansprechpartner, der in der ersten Zeit viel Sicherheit geben kann oder fehlt eine klare Einarbeitung? Mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags geht die Bewerberreise weiter und das neue Teammitglied sammelt weitere Erfahrungen mit Ihnen als Arbeitgeber.

Gründe, warum ein guter Bewerbungsprozess in Zahnarztpraxen so wichtig ist

Die Zahnmedizin-Branche ist ein stark wettbewerbsorientiertes Gebiet, in dem so gut wie jede Zahnarztpraxis bzw. -klinik nach neuem Personal sucht. Laut Studien wollen Bewerber schon vor dem ersten persönlichen Kontakt mit dem Praxisinhaber ein Gefühl für ihren potenziellen Arbeitsplatz bekommen. Dafür braucht es eine gute Außendarstellung der Praxis.

Inhaber einer Zahnarztpraxis bewerben sich mittlerweile bei ihren zukünftigen Praxismitarbeitern und benötigen dafür ein gutes Arbeitgeber-Image. Dieses bildet sich durch die Sichtbarkeit auf verschiedensten Marketingkanälen: Webseite, Social Media, Offline Veranstaltungen wie zum Beispiel Ausbildungsmessen und in Print-Magazinen.

Wie Sie sich als Arbeitgeber gut präsentieren, erzähle ich Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch.

Es lohnt sich also für Sie, den aktuellen Bewerbungsprozess zu analysieren und ggf. mit den nachfolgenden Maßnahmen zu verbessern.

5 Maßnahmen für eine bessere Candidate Experience

Sind Sie schon mal im Kopf durchgegangen, wo es in Ihrem Recruitingprozess noch Optimierungsbedarf gibt? Es ist völlig normal, dass nicht alle oben genannten Punkte perfekt erfüllt sind. Die wenigstens Zahnarztpraxen haben ein optimales Bewerbungsverfahren. 

Im Kampf um Fachkräfte kann ein kleiner Fehltritt aber schon das Ende einer erfolgreichen Bewerbungsphase bedeuten. Achten Sie doch mal zukünftig auf diese Aspekte, um die Candidate Experience in Ihrer Zahnarztpraxis zu verbessern. Kommt gleich Ihrem Arbeitsklima zugute!

1. Einfache & mobile Bewerbung: Niemand will sich durch ein kompliziertes Formular quälen. Eine Bewerbung per WhatsApp oder mit wenigen Klicks über ein Online-Formular senkt die Hürde.
2. Schnelle & transparente Kommunikation: Eine Eingangsbestätigung direkt nach der Bewerbung und ein klares Zeitfenster für die nächsten Schritte machen einen professionellen Eindruck.
3. Freundliche & wertschätzende Interviews: Kein Verhör, sondern ein offenes Gespräch. Stellen Sie den Bewerber in den Mittelpunkt, genauso wie Sie es mit den Patientinnen und Patienten tun.
4. Klare & wertschätzende Absagen: Falls es nicht passt, sollte der Bewerber trotzdem mit einem guten Gefühl gehen. Versenden Sie lieber eine individualisierte Absage als eine Standard-Mail.
5. Strukturiertes Onboarding: Ein neuer Mitarbeiter fühlt sich mit einem Einarbeitungs-Buddy ab Tag 1 deutlich wohler. Zudem sorgt ein Einarbeitungsplan für eine gute Orientierung in der ersten Zeit. 

Fühlt sich ein Bewerber in jeder Phase des Recruitingprozess bei Ihnen gut aufgehoben, steht einer Zusammenarbeit fast nichts mehr im Wege. Aber das Beste daran: Ihre Arbeitgebermarke wird gestärkt!

Fazit: Mit einer guten Bewerbererfahrung steigt die Produktivität im gesamten Team

Wer den Bewerbungsprozess als Teil der gelebten Unternehmenskultur versteht, investiert nicht nur in neue Mitarbeitende – sondern auch in das gesamte Teamgefüge. Ein durchdachter, wertschätzender Bewerbungsprozess wirkt wie eine Einladung an genau die Menschen, die zu Ihrer Zahnarztpraxis passen. Denn: Wer sich vom ersten Kontakt an gut aufgehoben fühlt, kommt mit einem guten Gefühl – und bleibt meist auch länger.

Immer mehr Zahnarztpraxen erkennen, wie viel Potenzial in einer mitarbeiterorientierten Ausrichtung steckt. Sie schaffen ein Umfeld, das Leistung anerkennt, Feedbackkultur lebt und für ein starkes Miteinander sorgt.

Sie wollen auch dazugehören? Kontaktieren Sie mich gerne für den Aufbau einer Arbeitgebermarke im Internet und auf Social Media.